Некоторые странности объясняются просто - из-за особенностей территориального деления губерний в разное время.
Но другие?

Итак, как же создавался ГАРО?

По сведениям, представленным губернской ученой архивной комиссией (образована в 1884г.) в 1914 году в Рязанском архиве хранилось 30 000 дел, 50 000 экземпляров указов и 8000 столбцов и рукописей.

Монастыри сохранили в своих библиотеках очень много документов по истории не только Церкви, но и государства. И когда создавались такие учреждения, как Ученая архивная комиссия, Церковь не могла оставаться в стороне от этого. Метрические книги, которые хранились в храмах нашей епархии, были переданы в эту комиссию и составили основную часть ее первоначальных фондов.
Некоторые документы после революции уничтожались, были распоряжения уничтожать документы, не представляющие ценности для советской власти. Но наши архивисты старались спасать исторические материалы – заворачивали дела в листы с этими архивными записями и обвязывали веревками как бы для сохранности дел. Когда потом стали эти дела развязывать и смотреть, оказалось, что то, во что они обернуты, – это и есть самое ценное. Для советской власти эти документы интереса действительно не представляли, но для нас то, что они сохранились, – это чудо.

...Рязанский архив сохранил все дореволюционные ведомости по храмам епархии, начиная с 1850 года, когда был издан указ о том, как вести клировые ведомости.
...– Архивы в монастырях ведутся и сейчас. Я точно знаю, что с первого же дня, когда был открыт Иоанно-Богословский монастырь в Пощупово, там стала вестись летопись. Вся переписка и документация тоже сохраняется. И мы в нашей общинке в Красном Холме тоже ведем летопись, отмечаем все важные события. В нашем историко-архивном отделе также собирается документация по рязанским храмам и монастырям.
Начальник историко-архивного отдела Рязанской епархии

Великая Октябрьская социалистическая революция разрушила старый государственный аппарат. Но при этом Советсткая власть делала все возможное для спасения и сохранения архивов дореволюционных организаций ...
...Полицейский архив носит следы поджога, а затем был продан (кем?? Н.М.) в лавку, откуда узнавшая о том ученая архивная комиссия вывезла его"...

К 1923 году в архивохранилищах губернии было сконцентрировано 320 архивных фондов, из них в г. Рязани - 159.
Материалы размещались в 9(!) архивохранилищах...

...к 1959 году в отделе дореволюционных фондов ГАРО находилось 1596 фондов, 600 000 ед. хр. - документальные материалы Рязанской провинциальной канцелярии, наместнического правления, губернских и уездных административных, хозяйственных и финансовых учреждений, землеустроительных комиссий, частных предприятий и др....

В отделе лореволюционных фондов хранится коллекция древних грамот и др. документов 15-17в.в., собранная Рязанской губернской ученой архивной комиссией.

(из Путеводителя по гос.архиву Ряз. области, 1959г.)

Журнал "Вестник Архивиста" -Спасение Рязанской ученой архивной комиссией документального наследия.

Вниманию читателей журнала «Вестник архивиста» предлагается статья, автор которой на основе детального изучения документов Рязанской ученой архивной комиссии (РУАК), Рязанского губернского архивного бюро, Общества исследователей рязанского края (ОИРК), материалов личного фонда Уполномоченного Главархива С.Д. Яхонтова показывает, каким образом и кем осуществлялась преемственность в развитии архивного дела в Рязанской губернии после 1917 г., в чем она заключалась и каковы были результаты этой деятельности.

(выдержки)

В начале 1917 г. научное историческое и архивное сообщество предприняло действия по организации архивного дела на новых началах. Российское историческое общество (РИО) подняло вопрос о выработке общего для всей России архивного законодательства. В апреле 1917 г. Саратовская губернская ученая архивная комиссия (ГУАК) обратилась в РИО, Академию наук, Московское археологическое общество, в комиссию М. Горького с предложениями созыва Всероссийского съезда для выяснения правового положения архивных комиссий и просила губернские УАК о поддержке. Чуть раньше в Петрограде был образован Союз российских архивных деятелей (РАД) и принят его устав. 11 июля 1917 г. междуведомственное совещание по вопросу о современном положении ГУАК постановило созвать съезд архивных деятелей осенью 1917 г.
21 июля 1917 г. РИО официально передало функции по связи с архивными комиссиями Союзу РАД. Рязанская комиссия поддержала саратовцев и заявила о своем присоединении к Союзу. Политическая обстановка подталкивала к безотлагательному реформированию архивного дела.

Характерно, что в марте 1917 г., после падения монархии, члены рязанской комиссии еще не проявляют тревоги по поводу своего положения.

В журнале РУАК от 15 марта 1917 г. записано: «…никакие государственные перемены не могут прямо влиять на ход работы архивной комиссии как учреждения, строго преследующего лишь научную цель и потому далекую от политической арены». Для защиты интересов архивного дела комиссия имела «своих людей» в аппарате губернского комиссара и в исполкоме общественных организаций: И.И. Проходцева и Н.В. Говорова.

....Комиссия чуть не лишилась помещения, из-за самоуправства начальника милиции, продавшего все документы на макулатуру, из-за чего едва не был утрачен архив полицейского управления. Лишь благодаря усилиям сотрудников комиссии часть полицейского архива была спасена.

Будущее, однако, показало, что это было лишь начало разрушительных и неуправляемых процессов в области архивного дела, с которыми архивистам пришлось бороться несколько послереволюционных лет.

Официально деятельность архивных комиссий была признана вредной, и эта точка зрения преобладала в советское время.

Авторитет и личное влияние С.Д. Яхонтова в течение 1,5 - 2 лет удерживали от окончательного развала еще недавно такую жизнеспособную организацию, какой была РУАК. Этого времени оказалось достаточно, чтобы выявить, взять под охрану и вывезти в надежные места практически все архивы города.

...Аппарат управления архивным делом губернии, состоявший из самого Степана Дмитриевича и его немногочисленных сотрудников, поначалу разместился в комнате архивной комиссии в здании, где ранее размещались так называемые присутственные места. Помещение исторического архива РУАК в нижнем этаже этого капитального здания екатерининских времен, рассчитанное на небольшое пополнение, стало первым хранилищем создаваемого центрального губернского архива, в которое пришлось свозить первые партии гибнувших архивных документов, начиная с разгромленного нотариального архива. Вскоре оно было так заполнено, что втиснуть туда что-либо еще оказалось уже невозможным. Так в 1919 г. архивисты впервые столкнулись в своей практике с понятием «уплотнение». В этом же году ценой невероятных усилий Яхонтову удалось добиться предоставления архиву превосходного здания Рязанской духовной консистории . Как раз в это время от него стали уходить бывшие товарищи по комиссии. Неблагодарная, тяжелая и смехотворно мизерно оплачиваемая работа не могла надолго задержать даже самых преданных делу. Перевозку же документов, при постоянных трудностях с транспортом, упаковочным материалом, наймом рабочих выдерживали далеко не все сотрудники.

...Взаимодействие уполномоченного с представителями советских учреждений и властями скорее следует назвать противодействием – настолько трудно пробивали себе дорогу все начинания бывшего председателя РУАК. Даже розыск и вывоз документов превратились в рискованное занятие.
...«Я почувствовал, – пишет Яхонтов, – что охранять архивы нужно не по-прежнему, а нужно самому обратиться в овчарку и усвоить приемы хватай, тащи, куда кривая вывезет, день да мой». Именно так называемым явочным порядком произошло вселение архива в здание бывшей духовной консистории, а документы свезены в колокольню Казанского монастыря.
Техника архивной работы в первое время свелась к самому черному, физически тяжелому, грязному и опасному для здоровья труду, когда найденные в сараях, на чердаках, во дворах и трущобах архивы приходилась разбирать по клочкам и листочкам, очищать от грязи и пыли. С таким безобразием рязанским архивистам ранее не приходилось сталкиваться.
...К середине 1920-х гг. архив располагал 8 хранилищами, из них только в здании консистории хранилось до 5 млн. дел, имелся резерв площадей для будущего комплектования.
...Собравший губернский архив из 9 миллионов дел и разместивший его в лучших зданиях города, С.Д. Яхонтов в 1928 г. был отстранен от должности директора, а в 1930 г. привлечен к суду «за вредительство в архиве».
--------
Итак:
...К середине 1920-х гг. архив располагал 8 хранилищами, из них только в здании консистории хранилось до 5 млн. дел, ...губернский архив из 9 миллионов дел ...

..к 1959 году в отделе дореволюционных фондов ГАРО находилось 1596 фондов, 600 000 ед. хр.

9 000 000 - 600 000 = 8 400 000 дел ГДЕ????

----------------------------------------